Assistant(e) Administratif/ve & Financier(ère) – Lome, Togo

La diversité, l’équité et l’inclusion sont des principes fondamentaux du PNUD : nous valorisons la diversité en tant qu’expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons, nous encourageons l’inclusion en tant que moyen de garantir que l’ensemble du personnel est en mesure de contribuer à notre mission, et nous garantissons l’équité et la justice dans toutes nos actions. Adopter une approche “ne laisser personne de côté” dans nos efforts de diversité signifie augmenter la représentation des populations mal desservies. Les personnes qui s’identifient comme appartenant à des populations marginalisées ou exclues sont vivement encouragées à poser leur candidature. En savoir plus sur le travail au PNUD, y compris sur nos valeurs et nos histoires inspirantes.

Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et les abus sexuels, ni aucun type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, ni la discrimination. Tous les candidats sélectionnés feront donc l’objet d’une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents.

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est l’organisation de référence en matière de connaissances pour le développement durable au sein du système de développement des Nations unies et sert d’intégrateur pour l’action collective visant à réaliser les objectifs de développement durable (ODD). Le travail politique du PNUD, effectué au niveau du siège, des bureaux régionaux et des bureaux de pays, forme un spectre contigu de connaissances locales approfondies à des perspectives mondiales de pointe et à des activités de plaidoyer ». Dans ce contexte, le PNUD investit dans le Global Policy Network (GPN), un réseau d’expertise technique mondiale et de terrain couvrant un large éventail de domaines de connaissances et soutenant les solutions de signature et les capacités organisationnelles envisagées dans le plan stratégique.

2. Contexte du projet

Le Bénin, le Burkina Faso et le Togo partagent de longues frontières (environ 141 km entre le Burkina et le Togo ; environ 376 km non délimités entre le Bénin et le Burkina Faso et environ 644 Km entre le Togo et le Bénin) dont la zone de jonction entre les trois pays est sujette à de nombreuses préoccupations tant sociales que sécuritaires. Les espaces frontaliers entre les trois pays ont la particularité d’être tous très éloignés des centres de décisions situés dans les capitales. Les dynamiques frontalières et transfrontalières restent marquées par des déplacements de populations pour des raisons sociales, économiques, notamment les échanges commerciaux, et des raisons de protection (pour trouver refuge pour donner suite aux conflits communautaires).
En réponse à ces défis, les gouvernements des trois pays, avec leurs partenaires, ont développé et mis en œuvre, entre 2020 et 2022, le « Programme d’appui à la prévention des conflits et de l’extrémisme violent dans les zones frontalières du Bénin, du Burkina et du Togo », avec le financement du Fonds des Nations Unies pour la consolidation de la paix.

Les différentes activités ont permis (i) le renforcement des capacités des mécanismes locaux de dialogue, de prévention et de résolution des conflits pour une meilleure prise en charge des facteurs et risques de mobilisation par les groupes extrémistes ; (ii) le renforcement des capacités économiques des populations les plus vulnérables, en particulier les jeunes et les femmes ; et (iii) l’amélioration de la perception de l’insécurité grâce.

Pour consolider les acquis de la première phase du programme, de nouvelles actions sont envisagées dans le cadre d’un projet Phase 2. L’objectif global de cette seconde phase est de contribuer au renforcement de la cohésion sociale et à l’amélioration de la résilience des populations des zones frontalières du Bénin, du Burkina Faso et du Togo face aux conflits communautaires et à la propagation du radicalisme et de l’extrémisme violent.

Aussi le PNUD recrute-t-il un (e) une assistante administrative et financier qui sera basé à Lomé, chargé de la gestion administrative et financière du projet transfrontalier et autres projets de l’unité gouvernance.

3. Scope of Work

3.1. Assurer la planification budgétaire et la gestion financière en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Appuyer la préparation, la révision des PTA de l’unité gouvernance et les créer sur Quantum ;
• Assurer le suivi des PTA en rédigeant et faisant régulièrement les analyses des plans de delivery et plans de décaissement ;
• Évaluer les rubriques du budget et s’assurer que les dépenses sont conformes aux plans de travail annuels approuvés ;
• Préparer les rapports et concilier les données financières à intervalles réguliers ;
• Préparer les rapports financiers pour les donateurs ainsi que d’autres rapports requis ;

3.2. Assurer la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Se conformer au POPP (manuel de procédures) du PNUD, les règles et réglementations des processus administratifs et financiers, les dossiers et rapports financiers ainsi qu’une planification appropriée ;
• Superviser au quotidien la gestion comptable, administrative, budgétaire et financière de l’unité Gouvernance ;
• Examiner et traiter les rapports trimestriels d’autorisation de fonds et de certification des dépenses (FACE) des parties responsables à la lumière des directives du POPP ;
• Assurer la pleine conformité du bureau dans les processus de gestion des actifs en coordination avec les points focaux de la gestion des actifs.

3.3. Fournir un soutien opérationnel à l’unité Gouvernance en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenir un système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les pièces justificatives traitées sont appariées et complétées, que les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées dans QUANTUM ;
• Prendre des actions correctives opportunes sur les pièces justificatives non comptabilisées, y compris les pièces justificatives comportant des erreurs de contrôle budgétaire, des exceptions de correspondance, des pièces justificatives non approuvées ;
• Initier les actions de passation des marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services selon le plan des achats ;
• Créer des réquisitions dans QUANTUM; réceptionner les marchés pour les consultants individuels, les biens, les travaux et les services dans QUANTUM ;
  Réaliser les contrôles budgétaires pour les demandes, les commandes et les pièces justificatives ;
• Assurer un suivi rapide avec les unités du bureau sur les actions en cours (finances, achats, recrutement, voyages, transports, etc.)
• Elaborer et suivre les plans de décaissement, les plans de delivery et les plans d’apurement des avances NEX ;
• Appuyer la mobilisation des ressources du Bureau ;
• Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances au sein du Bureau.

3.4. Assurer la gestion Logistique en se concentrant sur l’atteinte des résultats suivants :

• Gérer les stocks de fournitures de bureau et consommables informatiques du programme ;
• Mettre à jour l’inventaire des biens durables ;
• Suivre l’utilisation et l’inventaire des véhicules de projets ;
• Appuyer l’organisation des ateliers et réunions diverses initiées par les projets dans le cadre des actions dont l’exécution est confiée au PNUD ;
• Organiser les voyages et missions en rapport avec l’unité voyage du PNUD ;
• Aider au règlement des indemnités journalières de subsistance et autres réclamations du personnel et d’autres prestataires de services, conformément aux règles du PNUD ;

3.5. Soutenir les partenariats et la mobilisation des ressources :

• Établir et maintenir des contacts et une coopération avec les agences des Nations Unies concernées, les institutions gouvernementales, les ONG, les établissements d’enseignement supérieur, les partenaires et les autres parties prenantes concernées ;
• Apporter un soutien à la mise à jour de la base de données des partenaires publics et de développement concernés, et des autres parties prenantes qui sont les homologues du projet ;
• Assurer une communication et une coordination régulières avec les partenaires, les homologues du projet, les parties prenantes et les bénéficiaires ;
• Développer et maintenir des mécanismes efficaces pour intégrer et répondre à leurs commentaires et idées.

3.6. Fournir un soutien au suivi, à l’évaluation et à l’établissement de rapports efficaces sur les progrès de la mise en œuvre du projet :

• Soutenir la mise en œuvre du système de suivi du projet conformément à son cadre de suivi et d’évaluation pour assurer un partage efficace des informations, la fourniture de commentaires et l’élaboration de rapports d’avancement de haute qualité ;
• Recueillir, analyser et présenter des informations pour le suivi et l’évaluation de la mise en œuvre du projet par rapport aux objectifs du projet ainsi qu’à des fins d’audit ;
• Identifier les lacunes dans la mise en œuvre et fournir un soutien pour combler ces lacunes en consultation avec le superviseur et les partenaires ;
• Aider à l’organisation de visites de terrain et d’étude, de missions, d’ateliers, de tables rondes et de conférences au sein des projets ;
• Aider à la mise en œuvre d’une gestion efficace des risques pour les projets avec un plan d’atténuation des risques bien documenté en place. Soutenir la surveillance des risques précédemment identifiés et émergents.

4. Institutional Arrangement: 

Sous l’autorité de la Représentante Résidente adjointe et la supervision de la Chargée de Programme Gouvernance, l’assistant (e)administif/ve et financier(e) est chargé (e) des responsdabilités décrites au point 3.

5. Competencies

Core

• Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
• Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
• Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
• Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
• Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
• Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
• Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination

Cross-Functional & Technical competencies 

Business Management: Working with Evidence and Data

• Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d’éclairer des conclusions et d’appuyer la prise de décision ;

Business Management: Customer Satisfaction/Client Management   

• Capacité à réagir en temps opportun et de manière appropriée avec un sentiment d’urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre et comprendre les besoins réels des clients. Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Cherchez des moyens d’ajouter de la valeur au-delà des demandes immédiates des clients. Capacité à anticiper les besoins et les préoccupations à venir du client.

Technical – Finance: Administration and  Operations

•  Connaissance de la politique et des procédures de voyage ; aptitude à interpréter la politique relative aux voyages, le Règlement du personnel, les circulaires administratives, le règlement financier et les règles relatives aux voyages

Technical – Finance: Acounting general   

• Connaissance des concepts, principes, cadres, normes, réglementations, politiques et tendances comptables, et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques

Business Management: Monitoring    

• Capacité à fournir aux gestionnaires et aux principales parties prenantes des commentaires réguliers sur la cohérence ou l’écart entre les activités prévues et réelles et la performance et les résultats du programme.

Technical – Finance: Budget management 

•    Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l’élaboration et la gestion des budgets d’équipe

Technical – _Procurement: Procurement management    

• The ability to acquire goods, services or works from an outside external source

Minimum Education requirements 

• Diplôme Bac+3 au moins en Gestion, en Finance ou domaine équivalent

Minimum years of relevant work experience

• 3 ans d’expérience pratique dans la gestion administrative et financière des projets dans des organisations de développement nationales et/ou internationales
• 3 ans d’expérience dans l’utilisation des outils et techniques de gestion et comptables, notamment avec un système d’information
• 3 ans d’expérience en matière de préparation et suivi d’audit

Required skills  

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, etc.) et une connaissance approfondie des tableurs et logiciels de base des données

Desired skills in addition to the competencies covered in the Competencies section   

• Expérience dans la préparation de rapports financiers et d’aperçus
• Connaissance des outils de suivi et d’évaluation
• Connaissance des processus de gestion de projet
• Connaissance des procédures de passation des marchés des organisations nationales/internationales

Required Language(s)    

La maîtrise du Français.
Des connaissances en anglais
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